¿Cómo activar barra de etiquetas en Excel?

Excel muestra el nombre de la serie en el gráfico

En un gráfico que utiliza un eje de medida, como los gráficos de columnas, barras y líneas, una cuestión que se plantea es cómo debe etiquetarse el gráfico. ¿Debe usar un eje, usar etiquetas de datos, o usar ambos? El valor por defecto en Excel y PowerPoint es tener sólo el eje. En este artículo quiero explicar cómo puedes decidir entre un eje o etiquetas de datos dependiendo del mensaje que la audiencia necesita escuchar.

La primera decisión es qué tipo de mensaje está comunicando. Como explico en mi libro Select Effective Visuals, dos de los grupos de mensajes que comunican los profesionales de los negocios cuando utilizan números son la comparación de valores entre sí, o la observación de la tendencia de los datos. Decida qué mensaje está comunicando para esta diapositiva.

Si está comparando valores entre sí, puede utilizar un gráfico de columnas o de barras. Una vez que haya decidido cuál va a utilizar (este artículo le ayudará a decidir), la siguiente cuestión que debe plantearse es si el público necesita conocer los valores individuales o si el mensaje se refiere más al tamaño relativo de cada valor, normalmente en relación con la clasificación de los valores.

Etiquetas de datos de Excel sobre la barra

Aquí están los datos que utilicé para mi ejemplo. Las columnas amarilla y gris son sus datos originales. He añadido “blanco”, que es el mismo que el mínimo (amarillo), y “delta”, que es el máximo menos el mínimo (gris menos amarillo).

El gráfico superior izquierdo es el original, sin las barras arriba-abajo. He añadido las dos columnas adicionales en el gráfico superior derecho, y al principio aparecen como más líneas. El blanco cubre el amarillo porque los valores son los mismos, el delta no aparece porque los valores caen por debajo del mínimo del eje.

En el gráfico inferior izquierdo he convertido las dos series añadidas de líneas a columnas apiladas. En la parte inferior derecha, he dado formato al espacio en blanco para que no tenga borde ni relleno, por lo que está en blanco. He añadido etiquetas de datos a la serie delta, y muestran la diferencia calculada por defecto, ya que ese es el valor de las barras.

He añadido los datos del punto medio al gráfico superior del medio. Esto desordena las barras arriba-abajo, ya que ahora es la última serie de la línea, así que he hecho que el punto medio sea la segunda serie en el gráfico superior derecho. Hice esto editando la fórmula de la serie, y cambiando el último argumento de 3 a 2. También puedes usar el diálogo de Seleccionar Datos para ajustar el orden de las series en el gráfico (mover hacia arriba/mover hacia abajo). Si comienza con los datos en orden amarillo-punto medio-gris en la hoja de trabajo y luego hace el gráfico, las series estarán en el orden correcto para comenzar.

Gráfico de dispersión de Excel con etiquetas

Si alguien está introduciendo datos de forma inexacta, o crees que un compañero de trabajo puede estar confundido sobre cómo introducir los datos, añade una etiqueta. Un nombre sencillo, como “Teléfono”, permite a los demás saber qué hay que poner en una celda, y las etiquetas también pueden proporcionar instrucciones más complejas.

Una etiqueta identifica el propósito de una celda o cuadro de texto, muestra breves instrucciones o proporciona un título o leyenda. Una etiqueta también puede mostrar una imagen descriptiva. Utilice una etiqueta para la colocación flexible de las instrucciones, para enfatizar el texto, y cuando las celdas combinadas o una ubicación específica de la celda no es una solución práctica.

Un cuadro de texto es un cuadro rectangular en el que se puede ver, introducir o editar texto o datos en una celda. Un cuadro de texto también puede ser estático y mostrar datos que los usuarios sólo pueden leer. Utilice un cuadro de texto como alternativa a la introducción de texto en una celda, cuando quiera mostrar un objeto que flote libremente. También puede utilizar un cuadro de texto para mostrar o visualizar un texto que sea independiente de los límites de las filas y columnas, conservando la disposición de una cuadrícula o tabla de datos en la hoja de cálculo.

Etiquetas de los datos del gráfico de Excel fuera del extremo

El post de hoy es una táctica para la gente que crea visuales en Excel: cómo incrustar etiquetas para sus series de datos en sus gráficos, en lugar de confiar en las leyendas predeterminadas de Excel.Para ilustrarlo, veamos un ejemplo de storytelling con datos: Practiquemos!. El siguiente gráfico muestra la demanda y la capacidad (en horas de proyecto) a lo largo del tiempo.

Hay algunas técnicas diferentes que podríamos utilizar para crear etiquetas con este aspecto.Opción 1: La técnica de “fuerza bruta “Las etiquetas de datos para las dos líneas no son, técnicamente, “etiquetas de datos” en absoluto. Se ha añadido un cuadro de texto a este gráfico y, a continuación, se han introducido manualmente los números y las etiquetas de las categorías. Esto es lo que llamamos cariñosamente “forzar” la herramienta para que tenga el aspecto que usted desea, independientemente de sus valores predeterminados. Recuerda: tu público sólo ve el resultado final de tu trabajo, aunque los pasos entre bastidores no sean precisamente elegantes.

Una de las ventajas de este enfoque es que tengo un mayor control sobre el formato: tamaño, posición y color de las etiquetas. Puedo hacer que aparezcan como quiero simplemente ajustando el formato, lo que es mucho más fácil de hacer con un cuadro de texto que con una auténtica etiqueta de datos. La desventaja es que este método no se adapta fácilmente a muchos gráficos, o a aquellos que se actualizan con frecuencia con nuevos datos: a medida que los datos cambian, las etiquetas de texto no se mueven con ellos.Opción 2: Incrustar las etiquetas directamenteVeamos ahora un enfoque alternativo: incrustar las etiquetas directamente. Puedes descargar el archivo Excel correspondiente para seguir estos pasos:  Haga clic con el botón derecho del ratón en un punto y elija Añadir etiqueta de datos. Puedes elegir cualquier punto para añadir una etiqueta; yo estoy eligiendo estratégicamente el punto final porque es donde una etiqueta se alinearía mejor con mi diseño.