¿Cómo hacer una agenda paso a paso en Word?

Cómo crear una agenda

¿Te preguntas cómo vas a cubrir todo lo que necesitas en tu próxima reunión de equipo? Las plantillas de orden del día de Microsoft ofrecen una forma sencilla de organizar los temas para mantener la reunión o el evento según lo previsto. Utiliza una plantilla de agenda para reuniones de cualquier tipo, desde reuniones de la junta directiva hasta reuniones informativas sobre proyectos, funciones escolares y mucho más.

Hay opciones de diseño que se adaptan a las reuniones de negocios formales, a las reuniones semiformales de equipo o de grupo y a las reuniones informales. Si espera actualizaciones de última hora en su agenda, puede seleccionar una plantilla de agenda ajustable. Esta plantilla de agenda de reuniones está configurada para cambiar automáticamente la duración de cada punto cuando se añaden o eliminan otros. También está disponible un formato de agenda para eventos específicos, como conferencias de varios días, reuniones de la Asociación de Padres y Madres de Alumnos (PTA) y reuniones de equipo.

Plantilla de agenda word

Si puedes resolver problemas, reunir información o responder a preguntas en menos de 10 minutos, probablemente no necesites celebrar una reunión. En su lugar, puedes contactar con Slack para un chat individual o hacer una llamada rápida de Zoom con los miembros del equipo de los que necesitas respuestas en lugar de celebrar una reunión de todos.

“Hay demasiadas reuniones de ventas semanales que no son más que una forma de que el director de ventas marque algo en su lista de tareas. Si esta es la motivación de la reunión, apostaría mi último dólar a que la reunión NO es útil para las personas que participan en ella.”

De hecho, el informe de Doodle sobre el estado de las reuniones reveló que las reuniones ineficaces cuestan a las empresas estadounidenses 399 millones de dólares. Cuando se les preguntó qué es lo que hace que una reunión sea eficaz, el establecimiento de objetivos claros fue el ganador abrumador (72%), seguido por el establecimiento de un orden del día claro (67%) y por no tener demasiada gente en la sala (35%).

Dicho esto, los estudios muestran que la frecuencia de las reuniones ha aumentado desde el inicio de la pandemia. En el estudio 2020 de la Oficina Nacional de Investigación, los equipos remotos informaron de un aumento del 13% en el número de reuniones celebradas. Aunque la duración media de las reuniones a distancia se redujo en un 20% en comparación con las reuniones presenciales, los trabajadores a distancia informan de que la duración de la jornada laboral media ha aumentado en 48,5 minutos.

Palabra de orden del día

Para evitar que en una reunión los participantes no estén preparados, se desvíen o pierdan el tiempo del equipo, hay que crear un orden del día eficaz que establezca expectativas claras sobre lo que debe ocurrir antes y durante la reunión. Solicite la opinión de los miembros de su equipo para asegurarse de que el orden del día refleja sus necesidades y los mantiene comprometidos. Si todo el equipo se reúne, los temas que se traten deben afectar a todos los presentes y requerir el esfuerzo de todo el equipo para resolverlos. Abordar temas que no afectan a todos los presentes en la reunión hace perder el valioso tiempo de cada uno. Otra táctica para crear un mejor orden del día de las reuniones consiste en enumerar los temas en forma de preguntas a las que hay que dar respuesta. En lugar de escribir “reasignación del espacio de oficinas”, prueba con “¿En qué condiciones deberíamos reasignar el espacio de oficinas?”. Haz saber a tu equipo si el objetivo de la discusión es compartir información, buscar opiniones sobre una decisión o tomar una decisión. E indique en el orden del día quién dirige cada debate para que pueda prepararse. Estos consejos, y otros cinco, ayudarán a tu equipo a mantenerse centrado en las reuniones.

Plantilla del orden del día de la reunión

Esta plantilla de orden del día para reuniones es sencilla y le ofrece diversas formas de organizar los puntos de debate de su reunión. La parte inferior ofrece a los asistentes un espacio para anotar las notas importantes y los puntos de acción que les conciernen, lo que hace que sea un formato de agenda útil para imprimir si los asistentes siguen utilizando papel y bolígrafo. Esta plantilla utiliza estilos de letra personalizados para que sea fácil mantener un aspecto profesional a medida que se añaden más temas.

Si hay alguna duda sobre quién debe asistir, incluya una lista de asistentes solicitados como se demuestra en esta plantilla. Si utilizas Outlook u otro software de programación para gestionar las invitaciones a las reuniones, la lista de asistentes dentro de la agenda puede no ser tan necesaria. Consulte en polleverywhere.com un artículo útil que describe los pasos para organizar una reunión de personal.

Esta agenda tiene un diseño empresarial profesional y es muy fácil de actualizar y personalizar para una gran reunión de personal, una sesión de conferencia, un taller o prácticamente cualquier otra reunión que utilice un horario basado en el tiempo. En general, este formato tendería a ser utilizado como una visión general de la programación en lugar de una agenda que se editaría en tiempo real con notas y elementos de acción.