¿Qué es la agenda y sus características?
Qué es el orden del día de una reunión
Contenidos
Un orden del día es una lista de las actividades de la reunión en el orden en que se van a llevar a cabo, comenzando con la llamada al orden y terminando con la clausura. Suele incluir uno o varios puntos específicos sobre los que se debe actuar. Puede incluir, aunque no es obligatorio, tiempos específicos para una o más actividades. El orden del día también puede denominarse lista de asuntos, programa o calendario. También puede contener una lista del orden de los asuntos.
Agenda es una abreviatura de agenda sunt o agendum est, formas gerundiales en plural y singular respectivamente del verbo latino ago, agere, egi, actum “conducir, poner en movimiento”, por ejemplo de ganado.[1] El significado es “(aquellas cosas/lo que) debe ser conducido”. Lo que ahora se conoce en inglés como agenda es una lista de puntos individuales sobre los que se debe “actuar” o procesar, normalmente aquellos asuntos que deben ser discutidos en una reunión de negocios. Aunque la palabra latina está en plural, como palabra prestada en inglés, la palabra es singular y tiene un plural de “agendas”[2].
Qué es el acta
El orden del día garantiza que una reunión se mantenga en el buen camino y que todo el mundo sepa lo que está ocurriendo y lo que va a ocurrir a continuación. Sin un orden del día, una reunión puede convertirse rápidamente en un caos y los asuntos importantes pueden no llevarse a cabo. Las reuniones deben comenzar puntualmente con un golpe de martillo seguido de que el Presidente diga: “Se abre la sesión”. La llamada al orden no forma parte del orden del día en sí, sino que es la señal de que éste va a comenzar.
En muchas organizaciones, el primer punto del orden del día es una especie de ceremonia de apertura, que sirve para reunir a todo el mundo y prepararlo para comenzar los asuntos de la reunión. Dichas ceremonias pueden incluir una invocación, el juramento de lealtad a la bandera de los Estados Unidos de América, una inspiración o la bienvenida y las presentaciones. Sin embargo, si esa no es la tradición en su organización, no es necesaria.
El siguiente paso en la reunión es determinar si hay quórum presente (el número de miembros necesarios para llevar a cabo la reunión). La determinación del quórum es tarea del presidente, que puede hacerlo haciendo que los miembros firmen o pidiendo al secretario que pase lista. La firma y el pase de lista también sirven para que el secretario anote en el acta los nombres de los presentes en la reunión.
Minutos en la comunicación empresarial
El orden del día garantiza que una reunión se mantenga en el buen camino y que todo el mundo sepa lo que está ocurriendo y lo que va a ocurrir a continuación. Sin un orden del día, una reunión puede convertirse rápidamente en un caos y los asuntos importantes pueden no llevarse a cabo. Las reuniones deben comenzar puntualmente con un golpe de martillo seguido de que el Presidente diga: “Se abre la sesión”. La llamada al orden no forma parte del orden del día en sí, sino que es la señal de que éste va a comenzar.
En muchas organizaciones, el primer punto del orden del día es una especie de ceremonia de apertura, que sirve para reunir a todo el mundo y prepararlo para comenzar los asuntos de la reunión. Dichas ceremonias pueden incluir una invocación, el juramento de lealtad a la bandera de los Estados Unidos de América, una inspiración o la bienvenida y las presentaciones. Sin embargo, si esa no es la tradición en su organización, no es necesaria.
El siguiente paso en la reunión es determinar si hay quórum presente (el número de miembros necesarios para llevar a cabo la reunión). La determinación del quórum es tarea del presidente, que puede hacerlo haciendo que los miembros firmen o pidiendo al secretario que pase lista. La firma y el pase de lista también sirven para que el secretario anote en el acta los nombres de los presentes en la reunión.
Importancia de la agenda en la comunicación empresarial
Para evitar que se celebren reuniones en las que los participantes no estén preparados, se desvíen del tema o hagan perder el tiempo al equipo, debe crear un orden del día eficaz que establezca expectativas claras sobre lo que debe ocurrir antes y durante la reunión. Solicite la opinión de los miembros de su equipo para asegurarse de que el orden del día refleja sus necesidades y los mantiene comprometidos. Si todo el equipo se reúne, los temas que se traten deben afectar a todos los presentes y requerir el esfuerzo de todo el equipo para resolverlos. Abordar temas que no afectan a todos los presentes en la reunión hace perder el valioso tiempo de cada uno. Otra táctica para crear un mejor orden del día de las reuniones consiste en enumerar los temas en forma de preguntas a las que hay que dar respuesta. En lugar de escribir “reasignación del espacio de oficinas”, prueba con “¿En qué condiciones deberíamos reasignar el espacio de oficinas?”. Haz saber a tu equipo si el objetivo de la discusión es compartir información, buscar opiniones sobre una decisión o tomar una decisión. E indique en el orden del día quién dirige cada debate para que pueda prepararse. Estos consejos, y otros cinco, ayudarán a tu equipo a mantenerse centrado en las reuniones.
