¿Cómo hacer el diseño de una agenda?

Orden del día de la reunión de negocios

Henry M. Roberts incluyó uno de los primeros órdenes del día estándar conocidos en las ahora omnipresentes Reglas de Orden de Robert. Conocido como el “Standard Order of Business”, ofrece a los líderes de juntas y comités un ejemplo de cómo pueden estructurar una reunión ordenada.

Roberts creó sus infames reglas después de que una reunión de abolicionistas en su iglesia estallara en un conflicto abierto. Estaba decidido a ayudar a sus compatriotas a entablar un diálogo civilizado para que pudieran resolver sus diferencias y evitar la violencia. Publicadas en 1876, las Reglas de Robert llegaron demasiado tarde para evitar la Guerra Civil estadounidense, pero desde entonces han sido utilizadas por millones de personas para gestionar debates acalorados y resolver diferencias.

La mayoría de nosotros no se enfrenta a una crisis de libertad, pero sí a crisis de despilfarro, ineficacia, falta de compromiso y desconfianza, por lo que buscamos estructuras de agenda estándar diseñadas para combatir estos problemas.

Para obtener los beneficios de un orden del día estándar mencionados anteriormente -ahorro de tiempo, menos errores, coherencia de una reunión a otra, no perder el tiempo reinventando reuniones cuando deberías estar centrado en tu actividad principal-, las personas de tu organización también necesitarán algo más que un esquema de lista con viñetas. Pero no es realista esperar que todo el mundo lea un libro detallado sobre reuniones.

Plantilla del orden del día de la reunión

Definir claramente el orden del día de una reunión permite una comunicación eficaz, fomenta la organización y aumenta la productividad. Utilice la agenda de reuniones antes, durante y después de sus reuniones. A continuación encontrará pautas y consejos para crear la suya propia. Siga nuestra plantilla gratuita de agenda de reuniones.

Antes de empezar, le animamos a que considere detenidamente cuáles deben ser los objetivos de la reunión. ¿En torno a qué debe girar el debate? ¿Qué acciones son las más prioritarias?  Responder a estas preguntas le ayudará a organizar más rápidamente su agenda para obtener la máxima productividad.  Tal vez utilices el orden del día para repasar el resumen de la recaudación de fondos del último trimestre, o tal vez discutas el próximo comunicado de prensa de la empresa, un nuevo estudio de caso o una renovación del kit de prensa de la empresa. Utiliza la barra de herramientas de texto para organizar la información variando el tamaño de la letra, el color o los estilos de texto. No olvides que puedes insertar tablas, imágenes, enlaces y vídeos como referencia durante la reunión.

EncabezadoEsta sección debe reflejar el membrete de los documentos de su empresa. Sustituya el marcador de posición por el logotipo de su empresa. Puede dejar el título como “Agenda de la reunión” o ser más descriptivo con un título como “Reunión de lanzamiento del proyecto X”.  A continuación, establece el día, el mes y el año en que tendrá lugar la reunión. No olvides cambiar el color de la sección de fondo para que coincida con la marca de tu empresa.

Ejemplo de agenda

¿Te preguntas cómo vas a cubrir todo lo que necesitas en tu próxima reunión de equipo? Las plantillas de orden del día de Microsoft ofrecen una forma sencilla de organizar los temas para mantener su reunión o evento según lo previsto. Utiliza una plantilla de agenda para reuniones de cualquier tipo, desde reuniones de la junta directiva hasta reuniones informativas sobre proyectos, funciones escolares y mucho más.

Hay opciones de diseño que se adaptan a las reuniones de negocios formales, a las reuniones semiformales de equipo o de grupo y a las reuniones informales. Si espera actualizaciones de última hora en su agenda, puede seleccionar una plantilla de agenda ajustable. Esta plantilla de agenda de reuniones está configurada para cambiar automáticamente la duración de cada punto cuando se añaden o eliminan otros. También está disponible un formato de agenda para eventos específicos, como conferencias de varios días, reuniones de la Asociación de Padres y Madres de Alumnos (PTA) y reuniones de equipo.

Agenda miscelánea

Aunque anotar el itinerario puede parecer algo que puede omitir, sus invitados estarán más contentos si no lo hace. De hecho, no tener un orden del día puede disuadir a algunas personas de asistir. Esto se debe a que probablemente sepan que las reuniones sin orden del día a menudo no tienen sentido o se desvían del camino.

Si envía el orden del día con antelación, dará a los asistentes la oportunidad de preparar los pensamientos e ideas que les gustaría aportar al debate, algo que todos agradecerán. También puede evitar que asistan las personas equivocadas, es decir, las que no se beneficiarán ni contribuirán al asunto.

Además, un orden del día bien organizado os mantendrá a ti y a los demás asistentes en el buen camino. Si las cosas se desvían del tema, puedes referirte amablemente a los puntos de discusión que enviaste para que todos vuelvan a centrarse.