¿Qué es una agenda de actividades?
Definición del orden del día
Contenidos
El orden del día es la versión del plan de la reunión que se comparte con las plataformas de reunión. Un orden del día puede incluir una lista de temas a tratar, una secuencia de actividades planificadas o ambas cosas. Los órdenes del día más sencillos tienen el formato de una breve lista con viñetas. Los órdenes del día más complicados pueden incluir descripciones detalladas de los temas, incluyendo los resultados esperados para cada punto y material de referencia, como informes y propuestas para su revisión antes de la reunión. Los órdenes del día formales también incluyen información sobre el tiempo y el presentador de cada punto del orden del día.
Los diseñadores y facilitadores de reuniones suelen crear un plan de reunión más detallado (o guía del facilitador) que incluye notas sobre el proceso, descripciones de las actividades e indicaciones de tiempo, además del orden del día de la reunión.
¿Por qué es importante un orden del día para que las reuniones sean eficaces?
El orden del día garantiza que la reunión se mantenga en el buen camino y que todo el mundo sepa lo que está ocurriendo y lo que va a ocurrir a continuación. Sin un orden del día, una reunión puede convertirse rápidamente en un caos y los asuntos importantes pueden no llevarse a cabo. Las reuniones deben comenzar puntualmente con un golpe de martillo seguido de que el Presidente diga: “Se abre la sesión”. La llamada al orden no forma parte del orden del día en sí, sino que es la señal de que éste va a comenzar.
En muchas organizaciones, el primer punto del orden del día es una especie de ceremonia de apertura, que sirve para reunir a todo el mundo y prepararlo para comenzar los asuntos de la reunión. Dichas ceremonias pueden incluir una invocación, el juramento de lealtad a la bandera de los Estados Unidos de América, una inspiración o la bienvenida y las presentaciones. Sin embargo, si esa no es la tradición en su organización, no es necesaria.
El siguiente paso en la reunión es determinar si hay quórum presente (el número de miembros necesarios para llevar a cabo la reunión). La determinación del quórum es tarea del presidente, que puede hacerlo haciendo que los miembros firmen o pidiendo al secretario que pase lista. La firma y el pase de lista también sirven para que el secretario anote en el acta los nombres de los presentes en la reunión.
Cómo redactar un orden del día
Los eventos son más exitosos cuando se programan para las tardes de los fines de semana o las noches de los días de semana, dependiendo del tipo de evento.Recomendamos comenzar con un tiempo para que los invitados se conozcan y se saluden, antes de entrar en el meollo del eventoSea cual sea el evento, deben ocurrir estas tres cosas:Después del lanzamiento, el programa formal termina y los invitados vuelven a mezclarse.Después de su evento: Dentro de las 24 horas siguientes a su evento, envíe por correo o entregue los sobres de donación y las hojas de registro a: Green Lake Rowing Advisory Councilc/o the Associated Recreation CouncilATTN: Sonia Doughty8061 Densmore Ave N.Seattle, WA 98103
BIENVENIDAINTRODUCCIÓN A LA CAMPAÑA IDEAS DE RECAUDACIÓN DE FONDOS PUNTOS DE DISCUSIÓN: HABLAR SOBRE EL COBERTIZO PARA BOTES DE LA COMUNIDAD DE GREEN LAKE GUÍA DE PLANIFICACIÓN DE EVENTOS: 9 PASOS ELABORACIÓN DE LA LISTA DE INVITADOS/PEDIDOS EJEMPLO DE AGENDA DE EVENTOS COLATERAL
Ha llegado el momento de reunirse para divertirse y recaudar fondos en la cena y subasta anual de Raisin’ of the Green, Green Lake Crew. Por favor, únase a nosotros el 9 de abril en el Nile Golf Club. Si no puede asistir en persona, todavía puede pujar por los artículos de la subasta silenciosa en línea o hacer una donación. Consulta nuestra página web de subastas para conocer todos los detalles. Esperamos verle allí.
Plan detallado de servicios y actividades
Un orden del día eficaz aumenta la productividad de la reunión en general porque establece las expectativas sobre lo que debe ocurrir antes, durante y después de una reunión. Ayuda a que todo el mundo esté de acuerdo con los temas más importantes y permite que el equipo aborde rápidamente las cuestiones clave.
Además, suelen incluir detalles específicos sobre cómo se desarrollará la reunión. Por ejemplo, los temas del orden del día suelen especificar quién hará la presentación y durante cuánto tiempo para establecer las expectativas sobre quién será responsable de preparar el contenido y de cuánto tiempo tendrá para presentarlo.
Dependiendo de la reunión, el orden del día puede distribuirse con bastante antelación o compartirse al comienzo de la misma. El orden del día establece el objetivo de la reunión y garantiza que todo el mundo esté de acuerdo con lo que se quiere conseguir en ese tiempo.
¿Qué grado de formalidad debe tener el orden del día? A menudo, la gente no cree que tenga tiempo para preparar una reunión y mucho menos para redactar un orden del día completo y formal. Cuando hay mucho en juego o la situación es muy formal, puede tener sentido incluir un orden del día formal previamente distribuido, así como capturar las actas de la reunión. Sin embargo, el enfoque pragmático consiste en hacer los órdenes del día lo más sencillos posible para cumplir con la tarea en cuestión.
