¿Qué es y para qué sirve la agenda?
Por qué es importante un orden del día para que las reuniones sean eficaces
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Un orden del día de una reunión os ayuda a ti y a tus compañeros a prepararos para una reunión y a guiaros por los temas que debéis tratar. El tiempo que se dedica a planificar el orden del día probablemente ahorrará tiempo a todos los participantes en la reunión al proporcionar un conjunto claro de temas, objetivos y plazos. Algunas reuniones pueden requerir más tiempo de planificación que otras. Por ejemplo, un retiro de todo el departamento probablemente implicará varias horas de planificación por parte de varias personas, mientras que una reunión semanal del personal podría ser planificada por una sola persona en menos tiempo.
El punto es fácil; es el contenido o el tema a considerar. Asegúrese de que en la sala están las personas adecuadas para alcanzar el resultado deseado para ese punto. Los participantes en la reunión deben tener el papel adecuado para tratar el tema (por ejemplo, la autoridad para tomar decisiones si ese es el resultado deseado) y el tema debe justificar su atención.
Un resultado deseado es el resultado que se desea para el tema. Aclarar el resultado deseado es quizá el paso más importante en la planificación de la agenda. Definir el resultado deseado le ayuda a pensar en la prioridad, el tiempo, el quién y el cómo. Algunos ejemplos de resultados deseados son “un acuerdo sobre X”, “una decisión sobre X” o “una lista de X”.
Orden del día y actas
Una agenda es como un mapa que muestra cómo llegar de un lugar a otro, y cuánto tiempo llevará cada parte del viaje. Sin ella, puedes tardar más en llegar a tu destino. Incluso puede perderse.
El orden del día suele ser el primer aviso que reciben los asistentes de una reunión planificada. Un orden del día comunica información importante sobre la reunión y lo que los asistentes tienen que hacer. Este aviso previo es una cortesía básica.
Un orden del día también ayuda a garantizar que la reunión se desarrolle de forma eficiente y sea un uso productivo del tiempo. Un orden del día proporciona una guía para tratar el orden de los asuntos -para que la discusión se mantenga en los temas acordados- y para gestionar el tiempo asignado a cada tema.
El orden del día de una reunión lo elabora y distribuye el facilitador de la misma, que suele ser el presidente. El facilitador suele contar con la ayuda de un funcionario administrativo para esta tarea. Normalmente, el facilitador consulta a los demás asistentes para preparar el contenido del orden del día.
Los órdenes del día se entregan a los asistentes antes de la reunión con el tiempo suficiente para que puedan prepararse. La preparación puede incluir la compilación de notas, la recopilación de documentos, la realización de investigaciones y la planificación de lo que se dirá. Los órdenes del día pueden distribuirse en formato impreso o electrónico.
Ejemplo de agenda
El orden del día es la versión del plan de la reunión que se comparte con las plataformas de reuniones. El orden del día de una reunión puede incluir una lista de temas a tratar, una secuencia de actividades planificadas, o ambas cosas. Los órdenes del día más sencillos tienen el formato de una breve lista con viñetas. Los órdenes del día más complicados pueden incluir descripciones detalladas de los temas, incluyendo los resultados esperados para cada punto y material de referencia, como informes y propuestas para su revisión antes de la reunión. Los órdenes del día formales también incluyen información sobre el tiempo y el presentador de cada punto del orden del día.
Los diseñadores y facilitadores de reuniones suelen crear un plan de reunión más detallado (o guía del facilitador) que incluye notas sobre el proceso, descripciones de las actividades e indicaciones de tiempo, además del orden del día de la reunión.
Orden del día de la reunión
Los científicos llevan años advirtiéndonos de que los problemas medioambientales, consecuencia de la actividad humana, representan un peligro tanto para nuestra salud como para la del planeta. El coronavirus nos ha demostrado que no somos inmunes a estas amenazas y su impacto no debe hacernos olvidar el gran reto de la humanidad: la lucha contra el cambio climático. Organizaciones como la Unión Europea (UE), el Fondo Monetario Internacional (FMI) y el Banco Mundial ya se han pronunciado a favor de una Recuperación Verde para superar esta crisis sanitaria, financiera y social siguiendo el camino trazado por la Agenda 2030 en la búsqueda de un mundo más sostenible.
El 25 de septiembre de 2015, los 193 Estados miembros de la ONU aprobaron la Agenda 2030 para el Desarrollo Sostenible, un ambicioso plan que se propone alcanzar una prosperidad respetuosa con el planeta y sus habitantes. Esta Agenda se compone de 17 Objetivos de Desarrollo Sostenible (ODS), desglosados a su vez en 169 metas, que deben cumplirse de aquí a 2030 con la intención de “no dejar a nadie atrás”. La amenaza del cambio climático es ahora más real que nunca y los ODS son cruciales si queremos evitar comprometer el futuro de nuestros hijos.
