¿Qué programa usar para hacer agendas?

Aplicación Besprechungsprotokoll

Para evitar que se celebren reuniones en las que los participantes no estén preparados, se desvíen del tema o hagan perder el tiempo al equipo, debe crear un orden del día eficaz que establezca expectativas claras sobre lo que debe ocurrir antes y durante la reunión. Solicite la opinión de los miembros de su equipo para asegurarse de que el orden del día refleja sus necesidades y los mantiene comprometidos. Si todo el equipo se reúne, los temas que se traten deben afectar a todos los presentes y requerir el esfuerzo de todo el equipo para resolverlos. Abordar temas que no afectan a todos los presentes en la reunión hace perder el valioso tiempo de cada uno. Otra táctica para crear un mejor orden del día de las reuniones consiste en enumerar los temas en forma de preguntas a las que hay que dar respuesta. En lugar de escribir “reasignación del espacio de oficinas”, prueba con “¿En qué condiciones debemos reasignar el espacio de oficinas?”. Haz saber a tu equipo si el objetivo de la discusión es compartir información, buscar opiniones sobre una decisión o tomar una decisión. E indique en el orden del día quién dirige cada debate para que pueda prepararse. Estos consejos, y otros cinco, ayudarán a tu equipo a mantenerse centrado en las reuniones.

Software para la aprobación de proyectos

La entrada de elementos fácil de usar permite a los colaboradores de contenidos ahorrar tiempo introduciendo elementos de la agenda, cargando archivos adjuntos y enviando a través del flujo de trabajo de aprobaciones con unos pocos clics. Publique los órdenes del día y las actas directamente en su sitio web CivicEngage®.

Ofrezca a los funcionarios una ubicación personal y segura para revisar y tomar notas sobre el contenido de las reuniones, incluidos los órdenes del día, los documentos de apoyo, las actas de las reuniones y los medios de comunicación. Mantenga a los miembros de la junta directiva sincronizados con las señales visuales de la reunión y la votación electrónica integrada.

Pase del orden del día de la reunión al Live Meeting Manager con un solo clic. Registre rápidamente las votaciones nominales, los debates, las mociones, los votos y los oradores. Actualice fácilmente las pantallas de la sala, establezca marcadores de vídeo y ponga en cola los temas para los miembros de la junta.

“Con CivicClerk, ahora podemos establecer plazos estrictos para los puntos del orden del día y los documentos de apoyo que antes no podíamos aplicar… Me encanta que podamos enviar por correo electrónico tareas de seguimiento directamente a los colaboradores de contenidos para solicitar documentos. Si no cumplen nuestros plazos, saben que su tema se trasladará a la siguiente reunión”.

Programa informático de reuniones

“Como ahora formamos un grupo de gestión más amplio, necesitamos un orden del día bien definido para que todos sepan de antemano de qué trata la reunión y puedan prepararse adecuadamente. Esto garantiza que se trabaje de forma eficiente tanto en las tareas de preparación como en las que puedan surgir durante la reunión.”

“El hecho de que todos compartan una visión común y documentada de las discusiones durante la reunión hace que los asistentes estén más atentos y los debates sean más productivos al suprimir la necesidad de tomar notas individuales.”

“En tres sencillos pasos, me he asegurado de que las personas adecuadas sepan lo que se espera de ellas, he creado un orden del día de aspecto profesional y me he asegurado de que todas las tareas previas a la reunión se han distribuido. Puedo previsualizar el pdf de aspecto profesional antes de enviarlo”.

Programa informático de agenda y actas

Definir claramente el orden del día de una reunión permite una comunicación eficaz, promueve la organización y aumenta la productividad. Utilice el orden del día antes, durante y después de sus reuniones. A continuación, encontrará pautas y consejos para crear la suya propia. Siga nuestra plantilla gratuita de agenda de reuniones.

Antes de empezar, le animamos a que considere detenidamente cuáles deben ser los objetivos de la reunión. ¿En torno a qué debe girar el debate? ¿Qué acciones son las más prioritarias?  Responder a estas preguntas le ayudará a organizar más rápidamente su agenda para obtener la máxima productividad.  Tal vez utilices el orden del día para repasar el resumen de la recaudación de fondos del último trimestre, o tal vez discutas el próximo comunicado de prensa de la empresa, un nuevo estudio de caso o una renovación del kit de prensa de la empresa. Utiliza la barra de herramientas de texto para organizar la información variando el tamaño de la letra, el color o los estilos de texto. No olvides que puedes insertar tablas, imágenes, enlaces y vídeos como referencia durante la reunión.

EncabezadoEsta sección debe reflejar el membrete de los documentos de su empresa. Sustituya el marcador de posición por el logotipo de su empresa. Puede dejar el título como “Agenda de la reunión” o ser más descriptivo con un título como “Reunión de lanzamiento del proyecto X”.  A continuación, establece el día, el mes y el año en que tendrá lugar la reunión. No olvides cambiar el color de la sección de fondo para que coincida con la marca de tu empresa.