¿Cuáles son las partes de un recibo?
Plantilla de recibos propia
Estos talonarios de recibos de caja no requieren papel carbón (NCR) y están encuadernados en espiral con 200 juegos por libro. Están disponibles en 2 partes, 3 partes o 4 partes. La encuadernación metálica en espiral permite que nuestros talonarios de recibos de caja queden siempre planos, independientemente de la página en la que se escriba, desde la primera hasta la última. Nuestros talonarios de recibos de caja tienen una cubierta y un lomo extra pesados con una cubierta envolvente para evitar que se escriba en ellos. Tienen un práctico tamaño total de 8 1/2″ x 11″ y cada recibo individual mide 2 3/4″ de alto por 7 1/8″ de ancho. La primera y la segunda parte están totalmente perforadas para poder arrancarlas del libro, mientras que la tercera parte no está perforada, por lo que permanecerá en el libro para proporcionar un registro de referencia permanente. Los colores y gramajes del papel son los siguientes: La primera parte es blanca de 15 libras, la segunda parte es canaria de 14 libras, la tercera parte es rosa de 15 libras y la cuarta parte es dorada de 14 libras.
Estos talonarios de recibos de caja están disponibles sin personalización de nuestro suministro en stock con pre-numeración (lo que significa – sin elección de número inicial), o totalmente impresos en tinta roja con la información de su empresa y la elección de numeración consecutiva (lo que significa – con su elección de número inicial). Para los pedidos impresos, por favor, espere de 7 a 10 días hábiles después de la aprobación de la prueba para la producción y de 2 a 4 días en el tiempo de envío. Le enviaremos una prueba en PDF para que la apruebe antes de comenzar la producción.
Recibo frente a factura
Una factura suele tener una plantilla, con secciones que proporcionarán al departamento de contabilidad lo que necesita saber para aprobar, procesar y entregar el pago a un proveedor de manera eficiente y oportuna. Estos son los 5 aspectos más importantes que hay que buscar en una factura:
El nombre del proveedor, el nombre de la empresa, la dirección de correo electrónico y el número de teléfono deben aparecer claramente. El departamento de contabilidad necesitará esta información para saber a dónde enviar el pago. La falta de un código postal o de un número de teléfono puede retrasar la tramitación de una factura.
No todas las facturas hacen referencia a un número de orden de compra, porque no todas las transacciones requieren uno. Normalmente, una orden de compra, o “P.O.”, sólo es necesaria para las compras más caras. Por ejemplo, una empresa puede tener la política de que todas las compras superiores a 2.500 dólares deben tener una orden de compra aprobada antes de la venta.
Cuando el vendedor recibe el cheque, puede consultar el número de factura en el recibo de pago para ver por qué factura se le está pagando. Entonces puede marcar esa factura como pagada. Esto significa que la transacción también se ha completado para él. Esto es especialmente útil para un vendedor que hace muchos negocios con el mismo cliente y puede tener muchas facturas para aprobar y procesar.
Escribir un recibo
Es aconsejable que una empresa expida algún tipo de recibo a todos sus clientes. Éste se entrega cada vez que un cliente paga por los bienes o servicios ofrecidos por una empresa. Un recibo puede ser simplemente firmar y fechar una factura para demostrar que se ha pagado.
Muchas cajas registradoras pequeñas contienen impresoras incorporadas para producir recibos. También disponen de un software que permite programar los tipos y códigos impositivos directamente en la caja registradora, de modo que todos los cálculos se realizan automáticamente.
También se puede optar por los recibos digitales: este método de entrega de recibos es cada vez más popular. Una vez elaborado, el recibo se envía por correo electrónico directamente al cliente. Herramientas de precontabilidad como Receipt Bank ofrecen esta opción y son de prueba gratuita. Es una buena opción si quieres reducir el tiempo que dedicas a la administración.
Si no dispone de un software para producir un recibo digital, un recibo escrito a mano funcionará igual de bien. Un talonario de recibos puede comprarse fácilmente en una papelería y suele ofrecer dos copias por recibo (una para el cliente y otra para tus registros). También hay muchas plantillas de recibos disponibles en Internet que puedes descargar para utilizarlas o puedes crear tu propia plantilla desde cero, en Microsoft Word, por ejemplo.
Acuse de recibo
Documentar cada transacción es crucial para los propietarios de pequeñas empresas y empresarios. Sin un registro de las compras, las devoluciones o los cambios, es imposible mantener las finanzas en orden, ocuparse de los impuestos de su negocio o controlar el rendimiento de su empresa. Es igualmente importante que sus clientes tengan documentación de la transacción, para sus propios registros financieros y en caso de que tengan un problema con su pedido.
Como propietario de una empresa, debe determinar cuál es el mejor método de mantenimiento de registros para su organización. La mayoría de las empresas utilizan una combinación de recibos y facturas para registrar sus transacciones y las de sus clientes, y es probable que usted tenga que hacer lo mismo. Aunque estos dos documentos tienen funciones similares, son increíblemente diferentes entre sí. Para que su negocio funcione sin problemas, es importante saber en qué se diferencian estos dos documentos, qué información debe incluir cada uno y cuándo es mejor emitir un recibo o una factura a sus clientes.
